Bien organiser son temps quand on est formateur indépendant

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Comment organiser son temps quand on est formateur indépendant

(mon retour d’expérience complet)

Introduction

Si vous êtes formateur indépendant (ou en passe de le devenir) et que vous avez l’impression de travailler toute la journée sans vraiment avancer, vous n’êtes pas seul.

Je suis passée exactement par là où vous en êtes en ce moment.

Quand j’ai commencé à structurer mon activité d’enseignante indépendante puis formatrice  en devenir, je pensais que mon principal problème était le manque de temps. En réalité, ce qui me manquait surtout, c’était un cadre clair pour organiser mon temps de travail.

Je passais mes journées à enchaîner :

• des mails,
• des messages,
• des ajustements de supports,
• de “petites choses rapides”.

À la fin de la journée, j’étais fatiguée… mais pas satisfaite. Je suis restée occupée mais pas productive.
Et surtout, je n’avais pas avancé sur ce qui comptait vraiment pour développer mon activité d’indépendante.

C’est à ce moment-là que j’ai compris que savoir organiser son temps quand on est formateur freelance n’est pas une option, mais une compétence à part entière.

 

Organiser son temps quand on est formateur indépendant : pourquoi c’est si compliqué au début

Quand on devient formateur indépendant, on découvre très vite une réalité que personne n’explique vraiment.

Le quotidien réel du formateur indépendant

En pratique, un formateur indépendant ne fait pas que former.
Il doit aussi gérer :

• la conception pédagogique,
• l’administratif,
• les outils,
• la communication sur les réseaux
• la prospection etc.

Sans organisation claire, tout se mélange.
On passe d’une tâche à l’autre, sans logique, et en fonction de ce qui arrive en urgence premier.

Ce que j’ai vécu personnellement

De mon côté, j’improvisais complètement mes journées.

Je me disais toujours “Je sais ce que j’ai à faire, je verrai bien au fil de la journée.”

Résultat :

• j’éteignais des incendies,
• je faisais beaucoup de micro-tâches,
• je repoussais toujours les projets de fond (structuration, réflexion, création pédagogique).

Je pensais être productive, mais en réalité, je n’organisais pas mon temps de travail de formatrice. Je le subissais.

 

Pourquoi improviser son temps de travail empêche un formateur indépendant d’avancer

Pendant longtemps, j’ai cru que l’improvisation faisait partie du métier.
Après tout, être indépendant, c’est être flexible… ? et bien non^^ !

En réalité, improviser son temps de travail quand on est formateur indépendant crée plus de problèmes que de liberté.

Être occupé toute la journée ne veut pas dire avancer

Quand on n’a pas de cadre clair pour organiser son temps de travail : on répond en priorité à ce qui fait du bruit, on traite ce qui semble urgent, on remet à plus tard ce qui est important.

À la fin de la journée, on peut cocher beaucoup de cases, mais le cœur de l’activité de formateur indépendant n’a pas avancé :

• structuration des formations,
• amélioration des parcours pédagogiques,
• réflexion sur l’offre.

Les erreurs fréquentes dans l’organisation du temps de travail du formateur indépendant

Avec le recul, je vois très clairement les erreurs que je faisais :

• commencer mes journées sans plan précis,
• mélanger conception pédagogique et administratif,
• accepter des interruptions constantes,
• me dire “je ferai ça plus tard”.

Ces erreurs sont très courantes quand on cherche à organiser son temps en tant que formateur indépendant, surtout au début.

Le problème, ce n’est pas le manque de motivation. C’est l’absence de structure.

 

Le déclic : apprendre à organiser son temps de travail de formateur indépendant

Le vrai déclic, pour moi, n’a pas été une méthode miracle. C’est avant tout une prise de conscience.

Ce que j’ai arrêté de faire

J’ai d’abord arrêté de :

• démarrer mes journées sans savoir où j’allais, sans schéma d’organisation au préalable
• remplir mon agenda uniquement avec des “petites tâches” avec des to-do interminables,
• croire que tout était urgent, aucune priorisation de ce qui importait vraiment.

J’ai compris que ne pas organiser son temps de travail, c’était accepter de subir ses journées.

Ce que j’ai commencé à mettre en place concrètement

Progressivement, j’ai commencé à :

• réfléchir à ma semaine en amont création de structure
• définir des priorités claires : matrice Eisenhower
• réserver des temps précis pour chaque type de tâche : travail en bloc

Organiser mon temps quand je suis devenue indépendante : c’est avant tout faire des choix.

Tout ne rentre pas dans une journée. Mais ce qui est essentiel, oui.

 

Mon exemple concret pour organiser le temps de travail d’un formateur indépendant

Je précise une chose importante : ce que je partage ici n’est pas un modèle universel.
C’est une base simple qui m’a aidée à mieux organiser mon temps de travail en tant que formatrice indépendante.

Découper son temps de travail par grandes missions

La première chose que j’ai faite a été de séparer clairement les types de tâches.

En tant qu’indépendante, mon temps de travail se répartit principalement entre :

• la conception pédagogique (création de contenus, structuration des parcours),
• l’accompagnement ou le suivi,
• la structuration de l’activité (organisation, outils, réflexion).

Avant, tout était mélangé.
Aujourd’hui, chaque grande mission a son espace dédié dans mon agenda.

C’est une étape clé pour organiser son temps de travail quand on est formateur indépendant.

Travailler par blocs de temps plutôt qu’en continu

Plutôt que de faire un peu de tout toute la journée, j’ai commencé à travailler par blocs de temps.

Par exemple :

• des temps réservés uniquement à la création pédagogique,
• d’autres dédiés aux échanges ou au suivi,
• et des moments plus légers pour l’administratif.

Ce fonctionnement m’aide à :

• rester concentrée,
• éviter les allers-retours mentaux,
• avancer plus sereinement.

Organiser son temps de travail de formateur indépendant, ce n’est pas remplir chaque minute. C’est donner une intention à chaque plage horaire.

 

Prévoir volontairement une plage horaire pour les urgences (au lieu de les subir)

Un point important que j’ai intégré avec le temps, et qui m’a beaucoup aidée à organiser mon temps de travail en tant que formatrice indépendante,
c’est de prévoir à l’avance un espace pour les imprévus.

Stephen Covey le préconise dans son livre Les 7 habitudes des personnes efficaces :
grosso modo si on ne réserve pas volontairement du temps pour les urgences, elles finissent par envahir toute la journée.

Concrètement :

• les urgences existeront toujours,
• les mails de dernière minute aussi,
• les demandes imprévues font partie du métier de formateur indépendant.

La différence, c’est de ne plus les laisser dicter toute l’organisation.

Aujourd’hui, je prévois volontairement une plage horaire dédiée :

• pour traiter les urgences,
• répondre aux messages,
• gérer ce qui n’était pas prévu.

Résultat :

• les urgences ne débordent plus sur les temps de fond,
• la création pédagogique reste protégée,
• je garde une vraie maîtrise de mon temps de travail.

Organiser son temps quand on est formateur indépendant, ce n’est pas supprimer les imprévus, c’est leur donner une place précise pour qu’ils n’empiètent pas sur l’essentiel.

 

Adapter son organisation à son niveau d’énergie

Un point que j’avais complètement sous-estimé au début : l’énergie.

Certaines tâches demandent :

• de la réflexion,
• de la créativité,
• de la concentration.

D’autres sont plus mécaniques.

Aujourd’hui, quand j’organise mon temps de travail en tant que formatrice indépendante,
je fais attention à placer les tâches exigeantes aux moments où je suis la plus disponible mentalement.

Ce simple ajustement change beaucoup de choses sur la durée.

 

Organiser son temps de travail quand on est formateur indépendant, ce n’est pas travailler plus

C’est une idée que j’avais au départ : si je voulais mieux m’organiser, c’était forcément pour en faire plus.

En réalité, organiser son temps de travail en tant que formateur indépendant m’a surtout appris à faire moins, mais mieux.

Travailler plus n’a jamais réglé un problème d’organisation

Quand le temps de travail n’est pas structuré :

• on rallonge les journées,
• on repousse les pauses,
• on travaille le soir ou le week-end.

Mais sans organisation claire, ces heures supplémentaires ne changent rien.
Elles fatiguent, elles démotivent, et elles finissent par créer de la frustration.

J’ai compris que le problème n’était pas le nombre d’heures, mais la manière dont je les utilisais.

Ce que l’organisation du temps de travail change concrètement

Depuis que je fais attention à organiser mon temps quand je travaille comme formatrice indépendante :

• j’ai moins la sensation de courir après le temps,
• je sais pourquoi je fais telle ou telle tâche,
• je termine mes journées avec un sentiment d’avancement réel.

Organiser son temps de travail, ce n’est pas rigidifier son agenda.
C’est redonner du sens à ce qu’on fait chaque jour.

 

Se préparer maintenant plutôt que subir son temps de travail plus tard

Une autre erreur que j’ai faite, et que je vois souvent chez les formateurs indépendants,
c’est de repousser l’organisation à “plus tard”.

Attendre le bon moment pour organiser son temps de travail

On se dit souvent :

• “quand j’aurai plus de clients”,
• “quand mon offre sera prête”,
• “quand j’aurai mon NDA”.

Le problème, c’est que ce bon moment n’arrive jamais.

Sans organisation, la charge augmente. Et plus l’activité se développe, plus le désordre devient difficile à rattraper.

Ce que j’aurais aimé comprendre plus tôt

Avec le recul, j’aurais aimé comprendre une chose simple : organiser son temps de travail quand on est formateur indépendant permet justement d’avancer, même quand tout n’est pas encore en place.

On n’organise pas son temps parce que tout va bien. On l’organise pour que les choses aillent mieux.

 

[FAQ] : organiser son temps de travail quand on est formateur indépendant

Comment organiser son temps efficacement ?

Organiser son temps efficacement ne consiste pas à remplir son agenda au maximum.
Il s’agit surtout de choisir consciemment où l’on met son énergie.

Pour un formateur indépendant, cela passe par :

• distinguer ce qui génère réellement de la valeur de ce qui est seulement urgent,

• anticiper les périodes de charge plutôt que de les subir,

• accepter que tout ne puisse pas être fait dans la même journée.

Une organisation efficace est réaliste, pas idéale. Elle tient compte des contraintes du métier et du fait que le temps disponible est limité.

Qu’est-ce que la règle 3-3-3 de la gestion du temps ?

La règle 3-3-3 est un principe simple pour éviter la dispersion.

Elle consiste à :

• identifier 3 priorités majeures dans la journée,

• consacrer 3 plages de temps à du travail de fond,

• accepter 3 tâches secondaires ou imprévues.

Cette règle aide à garder une structure claire, sans tomber dans une planification rigide ou irréaliste.

Quels sont les 5 principes majeurs de la gestion du temps ?

Les principes de base restent simples, mais ils sont souvent mal appliqués.

Les plus importants sont :

• prioriser ce qui a un réel impact,

• planifier à l’avance plutôt que réagir en permanence,

• regrouper les tâches similaires,

• limiter les interruptions,

• respecter son niveau d’énergie.

Ce sont des principes de bon sens, mais leur application régulière fait toute la différence sur le long terme.

Quelles sont les astuces les plus utiles pour gérer son temps ?

Les astuces efficaces sont rarement complexes.

Parmi les plus utiles :

• bloquer des plages horaires dédiées à une seule tâche,

• réduire volontairement le multitâche,

• prévoir du temps pour l’administratif au lieu de le repousser,

• accepter que certaines tâches prennent plus de temps que prévu.

Gérer son temps, ce n’est pas aller plus vite, c’est aller au bon endroit.

Quel est le taux horaire d’un formateur indépendant ?

Il n’existe pas un taux horaire unique pour un formateur indépendant.

Le taux dépend notamment :

• du type de formation proposée,
• du public (particulier, entreprise, institution),
• de l’expérience,
• et du niveau de spécialisation.

Ce qui est important à comprendre, et que j’ai mis du temps à intégrer, c’est que
le taux horaire ne concerne pas uniquement les heures d’animation.

Si l’on facture, par exemple, 60 € de l’heure en face-à-face pédagogique, mais que chaque heure de formation nécessite plusieurs heures de travail en amont ou en aval,
le revenu réel par heure est bien plus bas.

C’est pour cette raison que bien organiser son temps de travail est essentiel :

• pour avoir une vision réaliste de son activité,
• pour éviter l’impression de “beaucoup travailler pour peu de résultats”,
• et pour construire un modèle soutenable dans la durée.

Autrement dit, le bon indicateur n’est pas seulement combien je facture, mais combien je gagne réellement par heure de travail global.

Quand on organise son temps de travail en tant que formateur indépendant, il faut aussi tenir compte :

• du temps de préparation,
• du suivi,
• de l’administratif,
• et du travail “invisible”.

Sans cette vision globale, on a vite l’impression de travailler beaucoup pour gagner peu.

 

Comment calculer le temps de travail d’un formateur indépendant ?

Calculer son temps de travail, ce n’est pas seulement compter les heures passées en formation.

Pour organiser correctement son temps de travail quand on est formateur indépendant, il faut inclure :

• la conception pédagogique,
• l’animation ou les sessions,
• les échanges avec les apprenants ou les clients,
• l’administratif et la structuration.

Personnellement, c’est en listant toutes ces tâches que j’ai réalisé où partait réellement mon temps.

Sans cette étape, il est très difficile d’avoir une organisation réaliste et durable.

 

Quels sont les 5 principes de la gestion du temps pour un formateur indépendant ?

Avec le recul, voici les principes qui m’aident le plus à organiser mon temps de travail :

1. Prioriser : tout n’a pas la même importance
2. Planifier : décider à l’avance, plutôt que subir
3. Regrouper les tâches : éviter le multitâche permanent
4. Limiter les interruptions : protéger les temps de fond
5. Respecter son énergie : adapter les tâches à ses capacités du moment

Ces principes sont simples, mais appliqués régulièrement, ils changent profondément la manière de travailler.

 

Combien d’heures un formateur indépendant doit-il travailler par semaine ?

Il n’y a pas de réponse universelle à cette question.

Le nombre d’heures dépend :

• du modèle économique,
• du type de formations,
• du niveau d’organisation du temps de travail.

Ce que j’ai appris, c’est que mieux organiser son temps de travail permet souvent de travailler moins… ou en tout cas mieux.

L’objectif n’est pas d’atteindre un nombre d’heures précis, mais de construire un rythme soutenable, compatible avec la réalité du métier de formateur indépendant.

 

Conclusion pour organiser son temps

Organiser son temps de travail quand on est formateur indépendant, ce n’est pas chercher la perfection.

C’est apprendre à :

• mieux se connaître,
• mieux structurer ses journées,
• et avancer sans s’épuiser.

 

Et maintenant ?

Si vous avez l’impression de courir après le temps sans toujours savoir où concentrer vos efforts, prendre un moment pour faire le point peut vraiment aider.

➡️ Prenez 2 minutes, pour identifier plus clairement vos priorités actuelles en tant que formateur, afin d’y voir plus clair sur ce qui mérite réellement votre attention en ce moment.
(Le sondage s’ouvre sur une nouvelle page, depuis votre smartphone.) Ou alors version ordinateur ci-dessous :

 

 

Bien organiser son temps en vidéo

Pour compléter la lecture de cet article, découvrez mon retour d’expérience et mes conseils concrets pour organiser son temps en tant qu’enseignant formateur indépendant :